Módulo de Alquileres: Tenants, Tenancies y Maintenance
El pipeline de Tenants, la tenancy que gestiona renovaciones, actualización de renta y fianzas, y las incidencias de mantenimiento. 50 créditos por período de 30 días, con prueba gratis de 30 días.
El Módulo de Alquileres son tres cosas que se venden juntas: el pipeline de Tenants, Tenancies y Maintenance. El pipeline es el camino hasta un contrato firmado. La tenancy es lo que funciona durante los siguientes uno a cinco años.
Precio: 50 créditos por período de 30 días. Prueba gratis de 30 días, sin cargo hasta que renueves.
El pipeline de Tenants
Aquí llega todo lead etiquetado como Long Term o Short Term. Las etapas son:
- Lead de alquiler (Rental Lead)
- Cualificado y criterios definidos (Cualificado (Qualified) and Criteria Defined)
- Propiedades coincidentes (Matching Properties)
- Visitas agendadas (Viewings Booked)
- Visitas en curso (Viewings in Progress)
- Negociando (Negotiating)
- Reserva pagada (Reservation Paid)
- Revisión de contrato (Contract Review)
- Contrato firmado (Contract Signed)
- Fianza pagada (Deposit Paid)
- Pendiente de entrada (Awaiting Move-In)
- Alquiler activo (Active Tenancy)
- Renovación pendiente (Renewal Pending)
En Contrato firmado se te pide la referencia de la propiedad. Si es tu propio anuncio, se marca como reservado y se avisa al agente responsable. Si pertenece a otra agencia, recibe un email para que lo actualice: nunca cambiamos el estado del anuncio de otro.
En Alquiler activo se te piden las fechas del contrato, los datos del inquilino y del propietario y el consentimiento de marketing. Después, tanto el inquilino como el propietario entran en Nurture.
Tenancies
La tenancy se crea automáticamente cuando una operación llega a Contrato firmado, rellenada con los datos de la operación: propiedad, inquilino, propietario, fechas, renta y fianza. Solo se te piden los huecos. También existe la opción manual para dar de alta los contratos que ya gestionas, y una importación CSV para pasar de una vez toda una cartera de alquileres existente.
El estado se gestiona solo, según las fechas y no según tú: Borrador (Draft), luego Active cuando empieza el contrato, y Por vencer (Expiring) cuando se abre la ventana de renovación. Desde ahí pasa a Renovado (Renewed) como una nueva tenancy enlazada para que el historial se encadene, Prórroga tácita (Periodic) si nadie actuó y se prorroga, o Finalizado (Ended).
Lo que funciona a partir de la tenancy
- Renovaciones. La tenancy pasa a Renovación pendiente antes de que acabe el contrato y te avisa. La ventana es configurable a 60, 90 o 120 días. Pónla en 120: según el art. 10 de la LAU, el arrendador que no quiera prorrogar debe preavisar con cuatro meses, y el inquilino con dos. Incluso 120 días es el mínimo y no un margen, porque cuatro meses naturales pueden ser hasta 122 días, así que agenda las no renovaciones del propietario cuatro meses naturales completos antes del vencimiento.
- Actualización anual de la renta. Las rentas de larga duración se actualizan cada año según el índice oficial. El sistema conoce el aniversario y la renta actual, calcula la nueva renta permitida y redacta la notificación al inquilino.
- Cumplimiento de la fianza. La fianza pasa por Unpaid, Depositada (Held), y después Devuelta (Returned) o retenida en parte. Donde sigue existiendo obligación de depósito ante el organismo autonómico, la tenancy registra además Registrada (Registered) con región y fecha, y te recuerda si no se ha depositado dentro del plazo legal. Sigue siendo obligatorio en Cataluña (INCASÒL), Madrid y la Comunitat Valenciana. En Andalucía no: la Ley 5/2025 (DA 6ª) suprimió el depósito ante AVRA para contratos firmados a partir del 24 de enero de 2026, y la fianza la conserva el arrendador. No es retroactivo: las fianzas depositadas antes de esa fecha se siguen devolviendo a través de AVRA. La fianza entre las partes sigue siendo obligatoria (art. 36 LAU), una mensualidad en vivienda y dos en otros usos, y el saldo se devuelve en el plazo de un mes desde la entrega de llaves.
- Plazos de preaviso. Se te avisa antes de que venza el plazo, no después.
- Registro de auditoría. Cada cambio de estado y de fianza queda marcado con fecha y hora junto al agente que lo hizo, así que una fianza discutida al amparo del art. 36 de la LAU parte de un registro y no de una búsqueda entre correos.
- Historial de reparaciones. Cada incidencia de mantenimiento cuelga de la tenancy, así que todo el historial de una propiedad está en un solo sitio.
Maintenance
Una incidencia se vincula a la tenancy y no solo a la propiedad, lo que rellena el inquilino como quien informa, el propietario como quien paga, y la propiedad. Las viviendas vacías y los trabajos de la parte de venta se pueden vincular solo a la propiedad.
Las incidencias pasan por Reportada (Reported), Clasificada (Triaged), Pendiente de aprobación (Awaiting approval), Aprobada y programada (Approved and scheduled), En curso (In progress), Esperando piezas (Awaiting parts), Done y Closed, y el cierre lo confirma el inquilino.
El inquilino la reporta por su cuenta
Los inquilinos abren sus propias incidencias mediante un enlace mágico, sin necesidad de acceder a ninguna cuenta. El enlace se envía al entrar a vivir y se incluye en sus emails. Añaden una descripción y fotos, y la incidencia llega ya vinculada a su tenancy, así que solo tienes que clasificarla. Las fotos importan más de lo que parece: un fontanero que presupuesta con dos fotos suele ahorrarse una visita.
Aprobación del propietario
Cada propietario tiene un umbral de aprobación, de modo que las reparaciones pequeñas siguen adelante sin preguntar. Lo que pase de ese importe se le envía por email con el problema, las fotos y el presupuesto, y botones de Aprobar o Rechazar en un clic. Días de llamadas se convierten en horas, y queda constancia por escrito si más adelante hay discrepancias.
Costes y quién los paga
Cada incidencia registra quién paga: propietario, inquilino, agencia o a partes. Eso es lo que hará posible el informe al propietario: un informe periódico por propietario con las reparaciones hechas, su coste, las facturas, el estado de la fianza y el rent roll. El informe todavía no está disponible. Registrar hoy quién paga en cada incidencia es lo que permitirá generarlo cuando salga.
Proveedores
Los proveedores son un directorio y no texto libre, con oficio, zonas y datos de contacto, así que enviar un trabajo es un clic con la descripción, las fotos y la dirección ya rellenadas. Se acumulan tiempos de respuesta e historial de costes por proveedor, para que veas quién funciona de verdad.
De qué se encarga el sistema
- Las incidencias urgentes como una fuga, falta de agua o cualquier cosa eléctrica van directas a la Cola de Acciones Diarias con notificación y un temporizador de SLA.
- Las incidencias abiertas una semana o más sin novedades se destacan igual que una operación estancada.
- Los elementos de cumplimiento recurrentes como la revisión anual de la caldera o el certificado del gas se programan por propiedad y generan su propia incidencia en el aniversario.
El panel lleva seis números: contratos activos, los que vencen en 60 días, rent roll mensual, tus ingresos del mes, fianzas y acciones pendientes, junto con tu media de días hasta resolver. Tus ingresos del mes son tu comisión de gestión, calculada al porcentaje fijado en cada contrato, así que el rent roll y lo que de verdad le deja a la agencia están uno al lado del otro. El listado de debajo filtra por activos, por vencer, finalizados o todos, y busca por inquilino, propietario o referencia de la propiedad.