Módulo de Alquileres: Tenants, Tenancies y Maintenance
El pipeline de Tenants, la tenancy que gestiona renovaciones, actualización de renta y fianzas, y las incidencias de mantenimiento. 20 créditos al mes (unos 20 €), o 50 créditos al mes sin límite.
El Módulo de Alquileres son tres cosas que se venden juntas: el pipeline de Tenants, Tenancies y Maintenance. El pipeline es el camino hasta un contrato firmado. La tenancy es lo que funciona durante los siguientes uno a cinco años.
Precio: Starter son 20 créditos al mes (unos 20 €) para un máximo de 10 contratos activos. Unlimited son 50 créditos al mes (unos 50 €) sin límite.
El pipeline de Tenants
Aquí llega todo lead etiquetado como Long Term o Short Term. Las etapas son:
- Rental Lead
- Qualified and Criteria Defined
- Matching Properties
- Viewings Booked
- Viewings in Progress
- Negotiating
- Reservation Paid
- Contract Review
- Contract Signed
- Deposit Paid
- Awaiting Move-In
- Active Tenancy
- Renewal Pending
En Contract Signed se te pide la referencia de la propiedad. Si es tu propio anuncio, se marca como reservado y se avisa al agente responsable. Si pertenece a otra agencia, recibe un email para que lo actualice: nunca cambiamos el estado del anuncio de otro.
En Active Tenancy se te piden las fechas del contrato, los datos del inquilino y del propietario y el consentimiento de marketing. Después, tanto el inquilino como el propietario entran en Nurture.
Tenancies
La tenancy se crea automáticamente cuando una operación llega a Contract Signed, rellenada con los datos de la operación: propiedad, inquilino, propietario, fechas, renta y fianza. Solo se te piden los huecos. También existe la opción manual para dar de alta los contratos que ya gestionas, y una importación CSV para pasar de una vez toda una cartera de alquileres existente.
El estado se gestiona solo, según las fechas y no según tú: Draft, luego Active cuando empieza el contrato, y Expiring cuando se abre la ventana de renovación. Desde ahí pasa a Renewed como una nueva tenancy enlazada para que el historial se encadene, Periodic si nadie actuó y se prorroga, o Ended.
Lo que funciona a partir de la tenancy
- Renovaciones. La tenancy pasa a Renewal Pending antes de que acabe el contrato y te avisa. La ventana es configurable a 60, 90 o 120 días. Por defecto son 60, y 120 es lo razonable en contratos de larga duración gestionados, porque en la LAU el plazo de preaviso del propietario es mayor que el del inquilino.
- Actualización anual de la renta. Las rentas de larga duración se actualizan cada año según el índice oficial. El sistema conoce el aniversario y la renta actual, calcula la nueva renta permitida y redacta la notificación al inquilino.
- Cumplimiento de la fianza. La fianza pasa por Unpaid, Held, Registered con región y fecha, y después Returned o retenida en parte, con un recordatorio si no se ha registrado dentro del plazo legal.
- Plazos de preaviso. Se te avisa antes de que venza el plazo, no después.
- Historial de reparaciones. Cada incidencia de mantenimiento cuelga de la tenancy, así que todo el historial de una propiedad está en un solo sitio.
Maintenance
Una incidencia se vincula a la tenancy y no solo a la propiedad, lo que rellena el inquilino como quien informa, el propietario como quien paga, y la propiedad. Las viviendas vacías y los trabajos de la parte de venta se pueden vincular solo a la propiedad.
Las incidencias pasan por Reported, Triaged, Awaiting approval, Approved and scheduled, In progress, Awaiting parts, Done y Closed, y el cierre lo confirma el inquilino.
El inquilino la reporta por su cuenta
Los inquilinos abren sus propias incidencias mediante un enlace mágico, sin necesidad de acceder a ninguna cuenta. El enlace se envía al entrar a vivir y se incluye en sus emails. Añaden una descripción y fotos, y la incidencia llega ya vinculada a su tenancy, así que solo tienes que clasificarla. Las fotos importan más de lo que parece: un fontanero que presupuesta con dos fotos suele ahorrarse una visita.
Aprobación del propietario
Cada propietario tiene un umbral de aprobación, de modo que las reparaciones pequeñas siguen adelante sin preguntar. Lo que pase de ese importe se le envía por email con el problema, las fotos y el presupuesto, y botones de Aprobar o Rechazar en un clic. Días de llamadas se convierten en horas, y queda constancia por escrito si más adelante hay discrepancias.
Costes y quién los paga
Cada incidencia registra quién paga: propietario, inquilino, agencia o a partes. Eso es lo que hace posible el informe al propietario, un informe periódico por propietario con las reparaciones hechas, su coste, las facturas, el estado de la fianza y el rent roll. Es el informe que hace que un propietario te confíe su siguiente propiedad.
Proveedores
Los proveedores son un directorio y no texto libre, con oficio, zonas y datos de contacto, así que enviar un trabajo es un clic con la descripción, las fotos y la dirección ya rellenadas. Se acumulan tiempos de respuesta e historial de costes por proveedor, para que veas quién funciona de verdad.
De qué se encarga el sistema
- Las incidencias urgentes como una fuga, falta de agua o cualquier cosa eléctrica van directas a la Cola de Acciones Diarias con notificación y un temporizador de SLA.
- Las incidencias abiertas una semana o más sin novedades se destacan igual que una operación estancada.
- Los elementos de cumplimiento recurrentes como la revisión anual de la caldera o el certificado del gas se programan por propiedad y generan su propia incidencia en el aniversario.
El panel controla contratos activos, contratos por vencer, rent roll, fianzas y todo lo que espera aprobación del propietario, junto con tu media de días hasta resolver.